訪客人員安全管理與內部人員管理是許多場合安全管理的重點之一。長期以來，眾多單位仍然采用簡單的手工訪客登記，這種訪客管理方式已適應不了信息化的需要；傳統手工來訪登記因采用手工輸入，所以信息真實性不能保證；訪客人員素質不一、登記字體潦草，從而使登記信息在需要時無法確認；紙質保存易丟失、易損壞、查找困難，信息難以較長時間保存，因此已經不適應現代工作方式，也滿足不了安全需求。
智能訪客管理系統，可以安全、可靠地對來訪人員進行安全管理，不僅可以保障各個單位的安全，更可以提高企事業單位的電子化訪客登記水平和形象。
本系統有，二代身份證、拍照訪問，(護照、港澳證和駕照自動掃描識別登記，暫無)，打印會客單，語音提示等基本功能，另外還有一套完整的系統管理功能：包括部門人員管理，用戶管理，權限管理，系統設置，訪客統計分析等功能。

 軟件功能操作說明
    說明：根據系統的功能性需求，把各功能模塊設計成相互獨立的子系統，完成原功能模塊所需求的功能。
用戶登錄系統
    首先，超級管理員administrator登錄軟件系統后，先添加相應的用戶和對應用戶的權限，門衛崗亭用戶、相應領導的用戶。門衛崗亭用戶應該要有顯示訪客登記的界面。超級管理員administrator登錄系統之后，還應該建立單位部門信息和單位員工的信息，單位員工信息是為訪客要訪問的對象，也就是被訪問者。超級管理員administrator登錄系統之后，還應該設置門禁管理，有哪些門禁卡刷卡開哪些扎機門禁設備。

訪客信息登記
    訪客上門刷二代身份證、掃描一代身份證、掃描駕駛證、掃描護照、拍照訪問，選擇被訪問人姓名，崗亭門衛可查詢到被訪問人的信息，如果被訪問人有聯系電話，根據需要，可以撥打電話給被訪問人的電話予以確認。同時，拍錄訪客掃描身份證前30秒和后30秒的錄像，以備存檔。軟件系統在獲取到訪客信息后，就會自動匹配該訪客是否曾經來訪問過的記錄，以及該訪客是否是被列入黑名單里(不受歡迎名單)，如果該訪客是在黑名單里，則可以重點關注。訪客登記完成之后，可打印訪客憑條。崗亭門衛有權取消訪客離開注銷和把該訪客設置為黑名單。訪客隨身物品登記，以及是否開車進來，如果訪客是開車進來拜訪，則崗亭門衛用戶應該對訪客的車輛信息的登記。
    當訪客結束訪問后，訪客應該再次刷身份證或其它證件予以確認離開，系統軟件會做訪客離開注銷，這個訪客離開注銷的步驟，可也由崗亭門衛操作。